Cuántas veces te has encontrado en reuniones que no sabías realmente que pintabas en la misma… ¿Cuántas veces la conclusión de una reunión ha sido que hay que volver a reunirse? En España nos encanta reunirnos, y antes de ceñirnos al tema dilatamos sobre el tiempo, fútbol, y otros temas y después del tema central de la reunión lo mismo.

La efectividad de cualquier reunión depende de los asistentes

1. Planificar una reunión es:
– Tener el objetivo de la misma claro
– Definir claramente la agenda
– Invitar a los participantes adecuados
– Definir tiempos realistas
2. Preparar con anterioridad la información necesaria. No valen respuestas tipo «lo tengo en el portátil o no lo tengo aquí».
3. Comenzar y terminar a tiempo
4. Tomar las medidas necesarias para no ser interrumpidos

y… Durante al reunión

– Apagar o silenciar móviles. Incluso en algunas reuniones he visto cajas en la puerta para dejar todos los teléfonos móviles
– No contestar correos electrónicos desde el portátil o desde el teléfono
– Hacer aportes claros, concretos y enfocados
– Si el tema no es de esta reunión, mejor guardarlo para otra ocasión
– Participar, no ser solo espectadores
– Escuchemos a quien está hablando
– Si no tenemos nada de valor que aportar a una reunión, no hay que hacer una aportación mínima por reunión.

Personalmente, pienso que una reunión superior a 30 minutos es una pérdida de tiempo en el 90% de los casos.